Les trésors cachés de l’UQAM

Face aux défis que lui imposent les avancées du numérique, le Service des archives et de gestion de documents de l’UQAM (SAGD) cherche à accroître sa visibilité.

« Il n’y a pas beaucoup de publicité pour ce service, il est méconnu en dehors des cercles d’historiens », témoigne Frédéric Gaudreau Lepage, étudiant au baccalauréat en histoire à l’UQAM. 

Bien qu’il soit désormais possible de consulter le répertoire du SAGD par le biais d’un moteur de recherche pour épargner du temps, les ressources sont davantage populaires auprès de la communauté scientifique qu’auprès des étudiant(e)s. « On a quand même des professeurs d’ici et d’ailleurs [qui viennent], des étudiants de maîtrise et parfois des gens des médias », énumère Béatrice Lecomte, archiviste au SAGD.

Le service, situé au pavillon Athanase-David (D) de l’UQAM, permet la consultation sur rendez-vous de documents historiques et institutionnels. Différents fonds d’archives permettent à ceux et celles qui le souhaitent de prendre connaissance de ressources uniques auxquelles ils et elles n’auraient pas accès en temps normal, dans une bibliothèque par exemple.

En parallèle, le SAGD se demande comment l’ère du numérique va affecter le contenu qu’il possède et reçoit, notamment en ce qui concerne son authenticité. « Le numérique arrive et on peut reproduire éternellement le document sans perte de qualité, explique Cédric Champagne, directeur du SAGD. Comment discerner l’original? » Selon lui, de nombreux enjeux d’intégrité méritent une attention plus poussée.

« Ça va changer la nature de nos acquisitions », anticipe pour sa part M^me Lecomte. Elle prend l’exemple des correspondances papier, puisque le SAGD en possède beaucoup dans ses fonds. « Comment va-t-on avoir accès aux correspondances par courriel pour les conserver? », se demande-t-elle. La tangibilité des ressources semble être remise en question par le virage du numérique.

Des fonds importants

Les archives de l’UQAM regorgent de documents aux origines et aux fonctions variées. Fondées en même temps que l’université en 1969, elles ont pu acquérir depuis leurs débuts un inventaire de grande valeur. « Notre document le plus ancien provient de la collection de brochures », avance fièrement Béatrice Lecomte. Il date de 1771.

« Notre grand mandat, c’est d’assurer la mémoire de l’organisation, à court, moyen et long terme, mais aussi de favoriser l’enseignement et la recherche », affirme M. Champagne. Ainsi, leurs possessions sont scindées en deux volets, soit les archives et les documents de l’UQAM.

« J’ai découvert la section des livres anciens dans le cadre d’un cours de méthodologie lors de ma première session », raconte Frédéric Gaudreau Lepage. Parmi les autres ressources textuelles de la section des archives se trouvent notamment des photographies, des imprimés, des esquisses et des lettres. « On a aussi tout plein de supports audiovisuels, des films, des cassettes audio, des enregistrements », souligne M^me Lecomte. La plupart sont regroupés dans des collections et des fonds, comme le Fonds d’archives Hubert-Aquin.

Le SAGD possède également des objets d’art tels qu’une statuette de la Vierge Marie provenant de la sacristie de la cathédrale Saint-Jacques. Une collection de nombreux trophées et de maquettes est aussi conservée. Toutes les ressources proviennent de donateurs et de donatrices varié(e)s : scientifiques, collectionneurs et collectionneuses, individus léguant leurs héritages… Peu d’entre elles ont été achetées par l’UQAM, qui dispose néanmoins d’un budget à cet effet.

Héritage uqamien

Comme l’indique la deuxième partie de son nom, le SAGD s’occupe également de conserver les papiers produits par l’UQAM. M. Champagne mentionne qu’il peut s’agir de procès-verbaux issus de conseils d’administration, conservés à vie, tout comme de documents financiers, supprimés après sept ans.

« Il y a des décisions qui peuvent avoir été prises il y a 20 ans et qui nous servent encore aujourd’hui. »

– Cédric Champagne, directeur du SAGD

Toutes les possessions des archives sont conservées sous les pieds des étudiant(e)s de l’UQAM. Sous les pavillons de Design (DE) et des Sciences de la gestion (R), de grandes salles contiennent des milliers de boîtes fabriquées sur mesure. D’ailleurs, leur nombre engendre un enjeu pour les entreposer. Cédric Champagne explique que le SAGD a manqué d’espace pour les archives historiques et qu’il a dû déplacer de nombreuses boîtes. « L’espace est [assurément] un défi », confesse-t-il en riant.

Il arrive que le SAGD prête des archives à des fins utiles à des particuliers en dehors des murs de l’UQAM. « On a déjà prêté des œuvres [de Riopelle] pour une exposition au Musée d’art de Joliette », raconte M^me Lecomte. Afin de certifier la sécurité des documents, un constat d’état est réalisé avant qu’ils ne partent.

Si une grande partie des ressources sont accessibles à la consultation, certaines demeurent cachées des yeux du public à la demande du donateur ou de la donatrice. Toutefois, ce n’est pas une méthode de conservation privilégiée par le service. « Un fonds d’archives que quelqu’un veut nous donner, qui n’est jamais accessible, c’est comme d’avoir les plus belles toiles du monde dans un musée, mais de ne jamais les exposer », illustre le directeur du service.