À la uneUQAMDes changements au Service de courrier

Avatar Nicolas St-Germain25 janvier 20185 min

En avril 2017, le Service du courrier interdépartemental de l’UQAM a vu son offre de service diminuer considérablement. Le personnel a été réduit de plus de la moitié, passant d’une dizaine à quatre employés et forçant certains départements à envoyer leurs employés porter des documents urgents à pied.

Une réorganisation du personnel a eu lieu au sein du Service du courrier. Certains sont partis vers la retraite et d’autres ont accepté de nouveaux postes, provoquant cette réorganisation du personnel au sein de l’unité. Aucune perte d’emploi n’a été notée.

« L’Université a manqué de personnel et elle a décidé de ne pas rouvrir ces postes et de fonctionner avec le personnel réduit », croit plutôt Alain Roy, responsable de l’information au Syndicat des employées et employés de l’UQAM (SEUQAM).

À la suite de la réduction du personnel, l’Université a décidé de mettre en place un projet pilote, en avril 2017, où le Service du courrier allait maintenant passer tous les deux jours dans les départements de l’UQAM et deux fois par jour au registrariat.

Un besoin de numérisation des systèmes

« La décision de procéder à des changements découle d’une analyse sur plusieurs mois, en 2016, des activités de cette unité. Cette analyse a révélé que le volume total du courrier traité avait diminué de plus de la moitié en un an », indique Jenny Desrochers, directrice de la Division des relations avec la presse et événements spéciaux à l’UQAM. Elle affirme aussi que plusieurs documents sont maintenant envoyés par la voix numérique grâce, entre autres, aux photocopieurs intelligents.

Cependant, toutes les demandes importantes sont encore en format papier. Que ce soit pour une demande de prolongation de maîtrise ou pour une demande de révision de note, il faut remplir des documents papier « qui transitent par le Service du courrier », ajoute le responsable de l’information au syndicat des employées et employés de l’UQAM.

Au département de la Faculté de communication sociale et publique, des documents fiscaux assez exhaustifs sont traités, ce qui allonge d’autant plus les délais. « Il y a des documents qu’on doit envoyer en format papier. Par exemple, les rapports de dépenses, il faut les envoyer dans la version originale, donc en papier », témoigne Mme Véronique Vincent, qui travaille désormais comme secrétaire au décanat de la Faculté de communication, où le courrier passe aussi tous les deux jours.

Un service de courrier personnalisé

Des employés, dont la livraison de courrier ne relève pas de leurs fonctions, quittent leur bureau et apportent eux-mêmes le courrier urgent au département concerné. « Les gens vont faire leur propre service de courrier lorsque c’est urgent, parce qu’ils ne peuvent plus se fier au service de courrier », dit M. Roy.

« Au printemps dernier, quand ils ont commencé à faire ce service, j’étais alors dans une autre unité, puis on devait se rendre aux Services financiers presque tous les jours », raconte Véronique Vincent. Les Services financiers sont situés au quatrième étage du pavillon Athanase-David, un parcours d’une dizaine de minutes à pied des bureaux du Département de communication sociale et publique, son ancienne unité, au pavillon Judith-Jasmin.

La réalité est la même pour une adjointe administrative de l’UQAM, qui a préféré garder l’anonymat, qui prend dix minutes pour se rendre de son bureau à sa destination. Un trajet qu’elle a dû faire deux fois déjà dans les deux premières semaines de la session hivernale, une réalité qu’elle ne côtoyait pas avant la mise en place du projet pilote.

« Tout ce qui concerne l’ouverture des dossiers des nouveaux chargés de cours ou des paiements urgents, on va se déplacer […]. Les cours ont recommencé, je n’ai pas le temps de penser à quand le courrier va arriver au Service des ressources humaines », témoigne-t-elle.

Les employés touchés par les coupes comprennent toutefois que ce n’est pas du ressort des employés de soutien, tient à préciser Alain Roy. « Le temps perdu dans le processus de courrier interne, le tri et le fait de le livrer le lendemain, ça ajoute une journée ou deux. En plus, il y a les délais [administratifs] qui ne peuvent pas attendre que ce soit ramassé dans deux jours », ajoute Mme Vincent.

Le service de courrier offre, toutefois, un service de courrier d’appoint pour aller récupérer le courrier lorsque c’est urgent. « Il n’y a donc pas de raison pour qu’une personne livre elle-même son courrier puisque le service est disponible, signale Jenny Desrochers. Or, les employés qui procèdent eux-mêmes à la livraison du courrier s’y adonnent par choix. »

Une gronde populaire

«Tous les syndicats et tous les départements nous ont interpellés avec ça, à savoir ce qu’on voulait faire (pour améliorer le service)», constate M. Roy.  

Le Syndicat des chargées et chargés de cours de l’UQAM (SCCUQ) a voté le 15 juin 2017 en assemblée générale une résolution à l’unanimité qui « dénonce la nouvelle gestion du courrier traditionnel à l’UQAM et exige un retour à l’horaire quotidien », précise Richard Bousquet, vice-président à l’information du SCCUQ.
Le SCCUQ demande aussi que «l’offre de services ne se fasse pas par une augmentation de la pression sur les employés, mais par le comblement des postes vacants». Ces mêmes postes n’ont simplement pas été rouverts.  

Pour Mme Vincent et l’adjointe administrative de l’UQAM, même si le processus ne les force pas à faire des heures supplémentaires, il ne s’agit pas d’une situation idéale. «C’est sûr que quand on est sur la route [pour livrer le courrier], on n’est pas à notre bureau en train de travailler», se plaint l’adjointe administrative.

photos : MARTIN OUELLET MONTRÉAL CAMPUS

Laisser un commentaire

Votre adresse courriel ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont marqués *