L’UQAM remplace le système informatique des bibliothèques
L’an prochain, le progiciel Ex-Libris, acquis cet été par l’UQAM, remplacera le système de gestion des bibliothèques Manitou. Contrairement aux prévisions et malgré les millions de dollars investis, la désuétude de Manitou rend aujourd’hui son développement non rentable.
Après avoir investi près de cinq millions de dollars en 13 ans dans le développement de Manitou, le système de gestion des bibliothèques, l’UQAM a choisi d’acquérir un produit privé. Dès l’été 2009, le progiciel commercial Ex-Libris, payé deux millions de dollars par l’Université, succèdera à son aîné devenu obsolète.
Le progiciel Manitou, mis sur pied à l’UQAM en 1995 par le personnel du Service de l’informatique et des télécommunications (SiTel), était sur la corde raide depuis quelques années. Son développement a été stoppé en 2006, à la suite d’un rapport d’évaluation du Centre de recherche informatique de Montréal. Ce dernier signalait «qu’il était plus avantageux financièrement, technologiquement et humainement d’en acheter un nouveau», explique la directrice générale des bibliothèques, Lucie Gardner.
Avant de se positionner sur l’achat d’un progiciel privé, l’UQAM a envisagé l’implantation d’un système d’information de gestion des bibliothèques à code source libre, c’est-à-dire un logiciel gratuit, modifiable et distribuable sans contraintes. Mais cette option «n’était pas viable en raison de l’immaturité des produits disponibles», affirme Lucie Gardner. Un appel d’offre a donc été lancé le 20 mars dernier et la compagnie Ex-Libris LTD l’a remporté contre un autre soumissionnaire. Le contrat de 1,8 M$ inclut l’achat du système et des ordinateurs, qui devront être renouvelés tous les cinq ans. Des frais d’entretien de 380 000$ par an s’ajouteront à la facture, un «coût semblable au développement de Manitou», soutient Lucie Gardner.
Bug financier
Lorsque l’UQAM a décidé de créer son propre progiciel de gestion des bibliothèques en 1995, elle espérait recouvrir les coûts de développement en vendant le produit fini à d’autres institutions. Cependant, la mise sur pied de Manitou s’est révélée beaucoup plus complexe que prévu. Au cours des dernières années, Montréal Campus a régulièrement fait état des problèmes techniques qui ont retardé la vente de Manitou à d’autres bibliothèques.
En 2002, l’UQAM et l’Université du Québec ont signé une entente avec Telus. Pour un montant qui demeure inconnu, l’entreprise de télécommunications devait finaliser et vendre Manitou. La commercialisation du logiciel a toutefois été peu fructueuse: seul un regroupement de 20 cégeps a acheté le système informatique. En 2007, l’UQAM a décidé de ne pas renouveler son contrat avec Telus.
Les profits engrangés par l’Université grâce à cette vente sont inconnus. «Aussi étrange que cela puisse paraître, les chiffres n’ont toujours pas été compilés», déclare la directrice des relations avec la presse de l’UQAM, Francine Jacques. La vente date pourtant d’avant 2006. Le même flou entoure le coût total de la création de Manitou. «Son développement a été fait à l’interne et n’a pas été chiffré», explique Francine Jacques.
Selon la directrice des bibliothèques, Manitou est aujourd’hui trop désuet pour être vendu. Âgé de 14 ans, il dépasse de loin la durée de vie moyenne d’un logiciel, qui varie entre sept et dix ans. «Il y a eu trop d’évolution avec Internet et les changements technologiques au sein des bibliothèques. Manitou ne suit plus.» Le progiciel gère notamment très mal les ressources électroniques, tels les livres consultables sur ordinateur, qui constituent pourtant la moitié du budget des nouvelles acquisitions, explique la directrice des ressources informationnelles au service des bibliothèques, Marie-Jeanne Préfontaine.
La désuétude de Manitou est d’autant plus paradoxale qu’il est «le logiciel le plus utilisé par la communauté universitaire», affirme Lucie Gardner. Au cours de l’année 2006-2007, 2,6 consultations sur Manitou ont été recensées, soit une moyenne de 90 par usager. «On ne peut pas garder un logiciel technologiquement en déclin alors que la demande augmente», souligne Marie-Jeanne Préfontaine.
Ex-Libris, un bon successeur?
Contrairement à Manitou, qui est jugé difficile d’utilisation par plusieurs, Ex-Libris promet d’être simple. L’interface du nouveau progiciel regroupe en une fenêtre les résultats de toutes les bases de données, ce qui devrait faciliter la recherche. «Cela ressemble à Google et intègre toutes les possibilités d’Internet, ce qui évite les manipulations multiples», explique Marie-Jeanne Préfontaine. «On est chanceux, car ce type d’interface est nouveau sur le marché. C’est un excellent produit utilisé dans sept universités à travers le monde», ajoute Lucie Gardner.
La gestion du progiciel se fera à l’interne, sans partenaire privé. L’UQAM espère implanter le nouveau système de gestion des bibliothèques pour l’été 2009. «Tous nos efforts sont orientés là-dessus», affirme Lucie Gardner. La directrice, qui estime que le budget alloué aux bibliothèques de l’UQAM n’est pas de calibre universitaire, espère qu’Ex-Libris mettra en valeur «le peu de ressources qu’on possède».
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